Um dilema na vida de todo Freelancer iniciante é descobrir como organizar sua rotina de freelancer. Uma das principais vantagens de trabalhar como Freelancer é a liberdade, é a flexibilidade de escolher os horários, o local, e ritmo que você deseja realizar os trabalhos.
Às vezes, a flexibilidade que este trabalho proporciona pode se tornar uma vilã… Você, enquanto freelancer, precisa respeitar os prazos combinados, e ao mesmo tempo, precisa entregar serviços de alta qualidade.
Manter a produtividade requer concentração e organização. Para ter sucesso como freelancer é preciso uma rotina bem planejada com metas bem definidas em prol de cumprir as demandas dos clientes.
Na leitura de hoje, você vai aprender como organizar sua rotina de freelancer. Você quer saber o segredo para concluir as tarefas dentro do prazo, sem estresse, e com qualidade? Veja a seguir 7 dicas para você organizar sua rotina de uma forma eficaz.
1. Defina um local para trabalhar.
Não, você não deveria fazer seus trabalhos deitado no sofá assistindo as novelas da Globo. A falta de um espaço próprio para trabalhar compromete seriamente a sua produtividade. Você pode até tentar trabalhar na sala enquanto sua sogra assiste TV, mas certamente o trabalho não será de qualidade.
Você precisa definir um “local de trabalho”. Se você trabalha em casa, você precisa de uma espécie de “home office”.
Aqui vão algumas pontos importantes para levar em consideração na hora de escolher o seu local de trabalho:
- Facilidade de Acesso à Internet. Você precisa ter um local com uma boa conexão de internet para fazer seus projetos.
- Ausência de Distrações. Um grande desafio no dia-a-dia dos profissionais que trabalham em casa é manter a concentração. Evite ambientes muito barulhentos, como, por exemplo, uma sala com adolescentes escutando rock.
- Conforto. Este é outro item muito importante na hora de definir um espaço de trabalho. É muito difícil manter a produtividade quando se está com calor, sentado numa cadeira desconfortável, ou em um ambiente com pouca iluminação.
Se preciso for, veja a possibilidade de locar um espaço em um “escritório compartilhado”, ou “coworking” para usar um termo mais chique.
2. Tenha uma jornada de trabalho bem definida.
Não caia na armadilha de “Ah, vou trabalhar a hora que der vontade”. Acredite, esse pensamento só vai atrapalhar a sua produtividade. Se você quer entregar seus projetos em tempo hábil, você realmente precisa definir um horário, uma jornada de trabalho.
O prazo é sagrado. Você tem que “se virar nos 30” para entregar os serviços dentro do prazo combinado. Isso um dos fatores mais importantes que compõe a reputação de um Freelancer. Organize sua jornada de trabalho de forma a conseguir realizar todos os projetos dentro dos prazos preestabelecidos.
Ao organizar sua jornada de trabalho, tenha em mente quantas horas você tem disponível para trabalhar. Use as respostas para essas quatro perguntas como uma base para definir a sua jornada de trabalho:
- Em média, quanto tempo você leva para concluir um projeto?
- Você precisa de pausas durante essa jornada de trabalho?
- Quanto tempo você gasta para conseguir os projetos?
- Quantos projetos você tem por dia/semana/mês?
Respondeu? Vamos a uma análise prática. Vamos supor que você é um redator freelancer, gasta uma hora e meia para produzir cada texto, precisa de uma pausa de 10 minutos após cada texto escrito, gasta em média 20 minutos para conseguir um novo projeto, e escreve 4 textos por dia. Fazendo as contas, você precisa de uma jornada de trabalho de 8 horas diárias.
Uma grande vantagem de definir uma jornada de trabalho desse jeito é poder garantir ao cliente um prazo de entrega. Outra vantagem é que você condiciona seu corpo e sua mente para definir esse tempo como “horário de trabalho”, aumentando significativamente sua produtividade.
3. Planeje e organize seus projetos
Um grande erro da maioria dos freelancers iniciantes é não planejar seus projetos. Para uma melhor gestão do tempo, é preciso organizar os projetos de acordo com sua complexidade, tempo de execução, e prazo de entrega.
É praticamente inútil ficar anotando numa agenda todas as atividades sem fazer uma análise prévia das prioridades. Em um projeto, algumas atividades tem prioridade sobre outras, são mais urgentes… Quem trabalha com prazo deve conhecer bem a importância priorizar as atividades com o prazo mais curto.
Agora, vou dar algumas dicas para você conseguir cumprir todos os prazos de seus projetos. Para aplicar essas dicas, você pode usar o Excel, um caderno, um App no celular… O meio não importa muito, contanto que seja de fácil acesso para você.
- Classifique os projetos de acordo com o prazo de conclusão. Esforce-se para concluir primeiro os projetos com menor prazo. Como já disse antes, “prazo é sagrado”.
- Faça uma estimativa da complexidade do projeto. Algumas atividades exigem mais de você. Avalie o nível de dificuldade de cada atividade, e procure concluir primeiro as mais complicadas… Depois, que estiver um pouco cansado, será mais tranquilo fazer as tarefas mais simples.
- Você já domina o assunto? Algumas atividades exigem conhecimentos que você ainda não domina… Reserve um tempo para fazer as pesquisas. De preferência, faça isso logo no início do dia, quem sabe você não aproveita esse novo conhecimento para uma solução criativa?
Você já ouviu falar em “to-do lists”? Comece a trabalhar isso. Liste todas as atividades que precisam ser feitas no dia, e utilize os critérios acima para definir as prioridades. Sugiro que você escolha um dia da semana para planejar sua rotina. Eu, por exemplo, costumo planejar minhas atividades todo sábado.
4. Evite pegar muitos serviços ao mesmo tempo
Se você planeja a sua rotina, certamente você sabe qual a sua produtividade diária, semanal e mensal. Evite pegar projetos acima da sua capacidade de produção. Isso só lhe trará frustração e estresse por não conseguir cumprir os prazos combinados.
Leia também: Mentalidade de sucesso | 6 Dicas Infalíveis Para Alcançar Seus Objetivos
Agora, se por um acaso, você pegou muitos serviços, e vê que não vai dar conta, o melhor a fazer é terceirizar parte dos projetos. Tenha em mente que não vale a pena se estressar e prejudicar a sua saúde física e mental por conta de um projeto que você pegou a mais.
Crie uma lista de freelancers parceiros, de confiança, e sempre que estiver no sufoco, peça ajuda a eles, terceirize parte do serviço… É importante criar esse tipo de relação. Nem sempre você conseguirá cumprir os prazos, e para não deixar o cliente à deriva, você precisa de parceiros.
Use a tecnologia a seu favor e saiba como organizar sua rotina de freelancer
Se você entrar na Google Play, e pesquisar por “organizar rotina” você encontrará uma grande variedade aplicativos excelentes para essa função.
Cada freelancer tem o seu aplicativo preferido para organizar a rotina de trabalho. No meu caso, costumo usar o Trello, o Evernote e o MindMeister. São ótimos aplicativos de gerenciamento de atividades, que inclusive permitem o compartilhamento com outras pessoas.
Bem, vou encerrando por aqui o conteúdo de hoje. E você, como está fazendo para dar conta da agenda lotada? Conte-me aqui nos comentários qual a sua estratégia para concluir seus jobs em tempo hábil… Esse blog foi feito para você! Faça um comentário, compartilhe esse conteúdo no Facebook, mostre para seus colegas freelancer… Abraços, e até a próxima leitura!