Você tenta de tudo para conseguir fazer todas as suas tarefas e ainda superar as expectativas? Mas aparentemente, toda essa produtividade está sendo falha? Talvez esteja faltando alguma ajudinha ou aquela organização pessoal em suas atividades diárias.
A realidade é que muitos que buscam resultados acima da média desejam também aumentar a sua produtividade. Mas o que poucos sabem é que existem diversas situações que podem atrapalhar, por isso é necessário estar sempre a atento ao que pode estar te prejudicando e você ainda nem percebeu.
Muitas vezes, algo aparentemente inocente pode estar bloqueando sua produtividade e por não perceber, você continua alimentando esse hábito que está apenas atrasando o seu dia. A falta de organização é um dos erros aparentemente inocentes que atrapalham sua rotina. Você acredita que pode viver sem ela, mas a organização pessoal é fundamental para melhorar sua produtividade.
Organização Pessoal No Aumento Da Produtividade
Em meio à rotina e a correria do dia a dia acabamos não notando, mas a falta de organização pessoal trás um grande impacto na produtividade de uma pessoa. Além disso, ela também afeta na qualidade dos serviços produzidos, podendo até influenciar nos seus resultados profissionais.
Dessa forma a melhor atitude a se tomar é identificar primeiro os fatores que te deixam desorganizado. O mais comum – e até rotineira – pode ser o atraso ao chegar ao trabalho. Há também aqueles que atrasam ao entregar um relatório que lhe foi solicitado. Neste caso, quase sempre acontece pela procrastinação por deixar para última hora.
É comum você deixar as atividades mais simples para depois, já que se pensa que é possível fazê-las rapidamente na véspera. Além de um trabalho ruim, aumenta consideravelmente suas chances de atrasar a entrega.
Após você identificar todos esses empecilhos que bloqueiam sua produtividade, é hora de evitá-los. Para isso, crie um plano de combate contra esses pequenos vícios da desorganização. Ao lutar contra eles, você perceberá que também estará lutando contra outros velhos inimigos da produtividade: protelação das demandas, procrastinação e distrações.
Mantenha Sempre O Seu Local De Trabalho Organizado
Há estudos que indicam que mesa bagunçada é sinônimo de criatividade. Porém de que adianta ser criativo se não é capaz de entregar tudo no prazo? Além disso, ser criativo vai muito além de uma mesa desorganizada. É fundamental ter referência e buscar sempre novidades no mercado. Ninguém perderá toda sua criatividade só por colocar ordem em algumas gavetas.
Não é preciso perfeccionismo como separar tudo por cor e etiquetar todas as gavetas, pastas e os demais documentos. Mas é preciso ter no mínimo organização para que você saiba onde está cada coisa. Uma mesa bagunçada afeta toda a sua produtividade, pois você poderá perder muito tempo procurando algo que você não faz a mínima ideia de onde possa estar.
A organização permite que você encontre um documento importante com facilidade, afinal, você saberá exatamente onde procurar.
Não Use Rascunhos
Muitas pessoas possuem a mania de manter vários bloquinhos de anotação em cima da sua mesa, ou ainda colam papéis para se lembrar de coisas importantes em volta do monitor. Além de deixar tudo desorganizado, também aumenta suas chances de perder um recado importante.
Quando for necessário anotar algo deixe separado apenas um bloco de notas ou um caderninho para esse fim. Coloque datas em suas anotações, dessa forma você evitará que se perca alguma informação. Recados antigos e que não serão mais úteis devem ir para o lixo.
Tenha Uma Agenda
Essa agenda pode ser tanto tradicional como a virtual. Anote nela todos os trabalhos a serem entregues, todos os compromissos que você deve ir e todas as tarefas que deve cumprir.
Dessa maneira você terá um controle maior sobre os seus atos. Isso ajudará a ser mais organizado e também a não perder prazos de entrega.
Além disso, você também pode usá-la para anotar determinados recados, evitando colar papéis em seu monitor ou espalhar blocos de notas por toda sua mesa.
Local De Trabalho Adequado
Quem trabalha em regime home office ou ainda faz alguns freelas fora do expediente, costumam trabalhar em qualquer canto: na cozinha, na sala, no quarto e até no banheiro. Se você pensa que isso é produtividade e eficiência, está completamente enganado.
Ter um local de trabalho específico é fundamental para a organização pessoal e também para sua produtividade. Escolha um local de trabalho que seja calmo e que não tenha tantas distrações.
É importante que seja do seu jeito, pois é lá que você passará horas trabalhando, produzindo e vendendo os seus produtos e serviços. Pode ser uma simples mesa em um cantinho apropriado da sala ou ainda um cômodo para chamar de escritório.
Espaço Home Office
Ainda falando de quem trabalha em casa, montar um espaço home Office adequado pode ser uma saída para melhorar sua produtividade e evitar trabalhar em locais inadequados.
Não é preciso nada de alto valor, um espaço simples e organizado já faz toda diferença. Quando trabalhamos no conforto do nosso lar, podemos muitas vezes nos dispersar com diversas coisas que podem afetar a nossa produtividade. Por isso separe um cantinho que possua uma mesa organizada, itens que apenas façam parte do seu trabalho e outras coisas que te auxiliem na organização. Assim a sua produtividade não seja afetada e você terá um clima de empresa, porém dentro da sua própria casa.
É importante também que você encare esse canto com seriedade. De nada adianta montar um escritório particular se você o enxerga apenas como mais um cômodo da casa. Use para o trabalho, se possível, defina e cumpra um horário para trabalhar nele.
Não Seja Multitarefa
Contrário do que muitos pensam ser multitarefa pode atrapalhar toda sua produtividade. Fazer diversas coisas ao mesmo tempo pode fazer com que você não complete com qualidade nenhuma delas. Dessa forma, o melhor a se fazer é executar uma tarefa por vez, depositando muita atenção e foco em cada uma delas e garantindo muito mais exatidão em cada serviço.
Isso também evita que você comece várias coisas ao mesmo tempo e não conclua nenhuma. Afinal, vale muito mais a pena concluir duas ou três atividades diárias do que começar seis ou sete e não terminar nenhuma.
Descanse A Sua Mente
Entre um trabalho e outro separe um tempo para um descanso. Não é preciso muito, apenas 25 minutos já limpam a sua mente e te trás mais animo para seguir em frente. Beba uma água, vá ao banheiro, coverse com seus companheiros de trabalho, espaireça, estique as pernas e tome um café.
Lembre-se: saiba fazer essas paradas com bom senso para que não atrapalhe os seus serviços e nem a entrega dos seus trabalhos.
Defina Prioridades
Classifique suas demandas e identifique quais possuem mais prioridade e devem ser feitas de imediato, quais podem ser entregues no outro dia e quais não possuem pressa nenhuma.
Se você fizer isso, conseguirá planejar melhor as suas atividades, focando em eliminar as tarefas importantes e reduzindo as circunstanciais. É importante que você saiba que seus hobbies não são prioridades nessas listas, por isso quando estiver dentro de uma empresa o seu trabalho vem em primeiro lugar.
Crie Um Calendário
Para quem quer uma organização pessoal, precisa estar ciente que ter cuidado nunca é demais. Por isso tenha um calendário e esteja sempre conferindo as suas tarefas. Deixe-o em cima de sua mesa para que seus compromissos estejam muito visíveis. Afinal, você não quer esquecer aquela reunião importantíssima com seu cliente ou com seu chefe não é mesmo?
Aumentar a produtividade não é tão complicado quanto parece. Basta algumas mudanças em seus hábitos e os resultados começam a aparecer. Que tal colocar essas 10 dicas em prática?