Produtividade e Multitarefa | Não Impacte Suas Atividades
Produtividade e Multitarefa não podem caminhar juntas. Acessar o Facebook. O WhatsApp. Conversa com o colega na mesa ao lado. Trabalha em um novo projeto. Analisa os projetos antigos. Tudo isso enquanto toma um café e come uns biscoitinhos. Será que isso tudo é produtividade?
Já faz parte da rotina de diversas pessoas fazerem muitas tarefas ao mesmo tempo. Muitos acreditam que desempenhar multitarefas é sinônimo de orgulho e até mesmo produtividade, porém não é bem assim. Por mais que isso demonstre agilidade, proatividade e facilidade, pode também prejudicar o seu cérebro, a sua produtividade e fazer com que você não conclua com qualidade todas as tarefas.
Ou seja, ser multitarefa apenas prejudica a sua produtividade. Dúvida disso?
O que é Multitarefa?
Multitarefa significa intercalar atividades sem que elas possuam características iguais ou que estejam relacionadas entre si. É quando uma pessoa realiza mais de uma coisa ao mesmo tempo, mudando de uma tarefa para outra em rápida sucessão. Ao fazer várias coisas ao mesmo tempo, a sensação é de que você conseguiu produzir muito mais do que quando se dedica apenas uma tarefa.
Porém, o que acontece é que você acaba se distraindo por nunca finalizar uma antes de começar outra, podendo afetar a produtividade e até perder o foco. A multitarefa pode ser considerada uma má gestão de tarefas, fazendo com haja a perda de tempo e de qualidade de suas atividades.
Por isso que essa característica, ao contrário do que muitos acreditam não é positiva, mas sim prejudicial tanto para os profissionais quanto para a própria empresa. Se você tem esse hábito no dia a dia, é bom começar a rever a eficiência dele em sua rotina.
Multitarefa é eficiente?
Se você é favor da multitarefa e acha esse método eficiente, talvez seja melhor começar a repensar os seus conceitos.
A pessoa que faz muitas coisas ao mesmo tempo pode até achar que tudo está dentro dos conformes, porém a dedicação é superficial para cada uma das atividades ministradas. Sendo assim, ela até pode realizar mais de uma coisa ao mesmo tempo, mas nenhuma delas terá resultados satisfatórios.
Quando uma pessoa executa mais de uma função ao mesmo tempo o seu organismo libera quantidades altas de Dopamina. A Dopamina é o hormônio da felicidade, e isso faz com que seu cérebro acredite que você é totalmente eficaz, além de te deixar ansioso para concluir tudo de forma simultânea.
O mais prejudicado nessa história toda é o cérebro. Ele acaba pagando um preço alto com a ilusão de que está fazendo a coisa certa desempenhando e lotando o dia a dia com multitarefa, quando na verdade está apenas ficando muito mais esgotado.
Ilusão de produtividade
Na realidade não dá para fazer duas coisas ao mesmo tempo. O que ocorre é a alternância de tarefas, o que nos faz acreditar que estamos sendo produtivos e eficientes em desempenhar mais de uma função simultaneamente.
Em decorrência disso sofremos um stress ainda maior e a parte do cérebro que nos auxilia a manter o foco acaba sendo prejudicada. Ocorre também uma dificuldade em filtrar informações quando desempenhamos multitarefas, diminuindo o critério com que realizamos essas atividades.
Quando lotamos a nossa mente com diversas informações inúteis, tenha certeza de que em algum momento irá faltar espaço para guardar coisas importantes e que sejam relevantes na sua vida.
Quer ser produtivo? Evite as multitarefas
Se você está pensando que é impossível dar conta de tanto trabalho no seu dia a dia sem ser multitarefa, podemos te provar o contrário.
Experimente colocar em prática essas dicas para aumentar sua produtividade durante uma semana. Após esse tempo, veja como você conseguiu ser muito mais produtivo realizando uma única tarefa de cada vez.
Anote as dicas:
Faça um planejamento do seu dia
Para que não haja tantas tarefas ao mesmo tempo, planeje o seu dia logo de manhã. Veja quais são as tarefas que precisam ser cumpridas e dê prioridades para as mais importantes.
Defina horários e metas para concluir cada uma delas e se esforce para que termine todas no horário planejado. Não deixe nada para o dia seguinte e não deixe se distrair por coisas que não possuem relevância.
Esforce-se para manter o foco no que está fazendo naquele momento, assim as tarefas serão feitas de forma correta e com qualidade. Além da produtividade, você também terá organização e concentração em tudo que for fazer.
Não se distraia com o mundo digital
A internet veio para facilitar o acesso a informações, reduzir distâncias, unir pessoas e propagar conhecimentos. Para muitos, ela é primordial para o desenvolvimento das suas tarefas diárias. Em suma, a internet é um pharmakon: um remédio e ao mesmo tempo um veneno.
Enquanto agrega informações, a internet também pode desviar o nosso foco e permitir distrações em pequenas coisas a todo momento. Devido a isso, é bom estar em alerta e não se deixar levar por redes sociais e outras utilidades disponíveis no mundo digital que distraiam a sua mente.
Anos atrás não havia problema nenhum em demorar dias para responder alguém através de cartas. Por isso não custa terminar o que estiver fazendo para depois responder um e-mail, uma mensagem ou uma ligação.
Dê prioridades às atividades que necessitam de mais atenção e cobre de si mesmo foco, organização e proatividade.
Faça uma lista com categorias de tarefas que sejam semelhantes
Fazer ligações, responder e-mails e checar as redes sociais são atividades que podem estar juntas em uma única categoria. Defina um horário para fazer isso, por exemplo, no início do dia, almoço ou finalzinho da tarde.
Faça isso com as demais atividades. Isso fará com que você perca menos tempo do que você necessita para alternar entre uma ação e outra que não possua relação nenhuma entre elas. Por exemplo, imagine um vendedor: ele terá um horário para fazer o seu pós-venda e ligar para clientes que já compraram; um horário para ligar para clientes que ficaram indecisos; e um horário para prospectar mais clientes.
Normalmente essas listas servem para tudo e são ótimas para organizar atividades pessoais também, então aproveite. Faça listas do modo tradicional – em sua agenda de papel – ou use aplicativos em seu celular.
Intercale momentos de distração e de foco
Um cérebro descansado é fundamental para poder focar em alguma atividade e concluí-la com êxito. Por isso uma maneira eficaz de aumentar a sua produtividade é intercalar entre distração e foco, com horários de descanso e relaxamento. Uma boa dica é focar em uma única tarefa por cerca de 25 à 30 minutos e descansar por uns 5 minutos. Ou ainda concluir uma tarefa por inteiro e fazer uma pausa para começar a próxima.
Tenha esses momentos para poder trabalhar com mais atenção de acordo com o tempo que você terá disponível para cada uma das atividades. Se você não descansar, o seu cérebro sentirá o baque e sofrerá com as descargas de estresse. Isso irá prejudicar não somente sua produtividade, mas sua saúde mental e física também.
Aproveite ao máximo essas dicas e evite ser multitarefa. Faça isso e perceba com sua produtividade irá melhorar – e muito! Que tal colocar essas dicas em prática? Comece agora a organizar sua rotina e depois venha contar pra gente nos comentários como seu rendimento mudou.
